নগদ হিসাব ব্যবস্থায় আয় ও ব্যয় একমাত্র তখনই লিপিবদ্ধ করা হয়, যখন নগদ অর্থের লেনদেন ঘটে। তাই এটি হিসাববিজ্ঞানের সবচেয়ে সরল ও স্বচ্ছ হিসাব ব্যবস্থা। মূলত ছোট ব্যবসায় প্রতিষ্ঠানগুলো এই হিসাব পদ্ধতি অনুসরণ করে। অন্যদিকে, গতানুগতিক হিসাব ব্যবস্থায় আয় ও ব্যয় অর্জিত হওয়ার সাথে সাথেই লিপিবদ্ধ করে ফেলা হয়। এইক্ষেত্রে নগদ অর্থের লেনদেন প্রাধান্য পায় না।
উদাহরণস্বরুপ, জানুয়ারি মাসে বাকিতে ১০০০ টাকার পণ্য বিক্রয় করা হলো। কিন্তু পাওনাদারের থেকে পণ্যের টাকা পাওয়া গেল ফেব্রুয়ারি মাসে। এখন, নগদ হিসাব ব্যবস্থায় জানুয়ারি মাসে ১০০০ টাকা বিক্রয় লিপিবদ্ধ করা হবে না। লিপিবদ্ধ করা হবে ফেব্রুয়ারি মাসের হিসাবে, কারণ তখন ১০০০ টাকা পাওয়া গিয়েছে। অন্যদিকে, গতানুগতিক হিসাব ব্যবস্থায় ১০০০ টাকার পণ্য বিক্রয় জানুয়ারি মাসেই লিপিবদ্ধ করা হবে। তাই নগদ হিসাব ব্যবস্থায় সাধারণত ব্যবসায়ের প্রকৃত আর্থিক অবস্থা বোঝা যায় না।