ফাইন্যান্সিয়াল রেকর্ডিং এবং ট্রান্সেকশন (Financial Recording and Transaction)

অ্যাকাউন্টিংয়ে লেনদেনের রেকর্ডিং হল ব্যবসায়িক ক্রিয়াকলাপ এবং ক্রিয়াকলাপগুলির সাথে সম্পর্কিত আর্থিক ডেটা ক্যাপচার করার একটি পদ্ধতিগত এবং কাঠামোগত প্রক্রিয়া। লেনদেন রেকর্ড করার মূল উদ্দেশ্য হল একটি কোম্পানির আর্থিক অবস্থা সম্পর্কে সঠিক এবং আপ-টু-ডেট তথ্য প্রদানের পাশাপাশি আর্থিক লেনদেনের সঠিক এবং সম্পূর্ণ রেকর্ড বজায় রাখা। হিসাবরক্ষকরা সাধারণত প্রথমে একটি অ্যাকাউন্টিং জার্নালে লেনদেন রেকর্ড করে এবং তারপর একটি খাতা, যা আর্থিক বিবৃতি এবং অন্যান্য প্রতিবেদনের ভিত্তি তা তৈরি করে। আর্থিক রেকর্ডিং এবং লেনদেন ট্র্যাকিং অ্যাকাউন্টিং নীতি এবং মান অনুযায়ী পরিচালিত হয়, যেমন সাধারণভাবে স্বীকৃত অ্যাকাউন্টিং নীতি (GAAP) বা আন্তর্জাতিক আর্থিক প্রতিবেদন মান (IFRS), রেকর্ড করা তথ্যের ধারাবাহিকতা, স্বচ্ছতা এবং নির্ভরযোগ্যতা নিশ্চিত করে। এই রেকর্ডগুলি একটি কোম্পানির আর্থিক অবস্থার একটি স্পষ্ট চিত্র প্রদান করে, বিনিয়োগকারী, ঋণদাতা এবং ব্যবস্থাপনা সহ স্টেকহোল্ডারদের কর্মক্ষমতা মূল্যায়ন, ঝুঁকি এবং কৌশলগত সিদ্ধান্ত নিতে সক্ষম করে।

ফাইন্যান্সিয়াল রেকর্ডিং এবং ট্রান্সকেশন এ ১০ টি ধাপ রয়েছে।

১. অ্যাকাউন্টগুলি সনাক্ত করুন:

লেনদেনের কারণে যেইসকল অ্যাকাউন্টগুলোর মান পরিবর্তন হবে তা বের করুন। উদাহরণস্বরূপ, যদি একটি বিক্রয় করা হয়, "বিক্রয়" এবং "নগদ " এর মতো অ্যাকাউন্টগুলিতে মান এর পরিবর্তন হবে৷

২. জার্নাল এন্ট্রি:

সাধারণ জার্নালে লেনদেন রেকর্ড করে জার্নাল এন্ট্রি তৈরি করা হয়। প্রতিটি এন্ট্রিতে তারিখ, অ্যাকাউন্ট এর নাম, রেফেয়ারেন্স, অর্থের পরিমাণ এবং এটি ডেবিট বা ক্রেডিট কিনা তা অন্তর্ভুক্ত করা হয়ে থাকে।

৩ লেজারে পোস্ট:

জার্নাল এন্ট্রি থেকে তথ্য সাধারণ লেজারে পৃথক অ্যাকাউন্টে পোস্ট করা হয়। জার্নাল এন্ট্রিগুলিতে ডেবিট এবং ক্রেডিটগুলির উপর ভিত্তি করে অ্যাকাউন্ট ব্যালেন্স আপডেট করা হয়।

৪ ট্রায়াল ব্যালেন্স:

ডেবিট সমান ক্রেডিট নিশ্চিত করতে সমস্ত অ্যাকাউন্ট ব্যালেন্স তালিকাভুক্ত করে একটি ট্রায়াল ব্যালেন্স প্রস্তুত করা হয়। এটি আগের হিসাবে কোনও ভুল থাকলে সনাক্ত করতে সহায়তা করে।

৫ এন্ট্রিগুলি সামঞ্জস্য করা:

প্রিপেইড খরচ, আয় করা রাজস্ব, খরচ বা অবচয় যেগুলি এখনও রেকর্ড করা হয়নি সেগুলো রেকর্ড করা হয়।

৬ সামঞ্জস্যপূর্ণ ট্রায়াল ব্যালেন্স:

সমস্ত আপডেটেড এন্ট্রি সঠিকভাবে অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে তা নিশ্চিত করার পর নতুন করে একটি ট্রায়াল ব্যালেন্স তৈরি করা হয় ।

৭ আর্থিক বিবৃতি:

ট্রায়াল ব্যালেন্সের উপর ভিত্তি করে আর্থিক বিবৃতি প্রস্তুত করা হয়। আয় বিবৃতি, ব্যালেন্স শীট, এবং নগদ প্রবাহ বিবৃতি কোম্পানির আর্থিক অবস্থা, অবস্থান প্রকাশ করে।

৮ ক্লোজিং এন্ট্রি:

একটি বছর শেষ হলে কোম্পানি তার হিসাব খাতা বন্ধ করে দেয়। অস্থায়ী অ্যাকাউন্ট বন্ধ করা হয় যেমন "বিক্রয়" এবং "ব্যয়" । তাদের ব্যালেন্সগুলি "রিটেইনড আর্নিংস" অ্যাকাউন্টে স্থানান্তর করে। এই প্রক্রিয়াটি নতুন সময়ের জন্য এই অ্যাকাউন্টগুলি পুনরায় সেট করে।

৯ রিপোর্টিং এবং বিশ্লেষণ:

পরবর্তীতে এই তথ্যগুলোর উপর রিপোর্টিং তৈরি করা হয় এবং তার উপর ভিত্তি করে কোম্পানি সিদ্ধান্ত গ্রহণ এবং ভবিষ্যত পরিকল্পনা সাহায্য করে।

১০ নিরীক্ষা এবং সম্মতি:

আর্থিক রেকর্ডগুলি সঠিকতা নিশ্চিত করার জন্য নিরীক্ষা করানো হয়ে থাকে। এই পদক্ষেপটি নিশ্চিত করে যে উপস্থাপিত তথ্য নির্ভরযোগ্য এবং স্বচ্ছ।

ফাইন্যান্সিয়াল রেকর্ডিং এ মূলত ৩ টি জিনিস থাকতে হয়।

১। জার্নাল -

একটি জার্নাল হল একটি ব্যবসা পরিচালনা করার সমস্ত লেনদেনের একটি সংক্ষিপ্ত রেকর্ড; জার্নাল এন্ট্রি বিস্তারিত বলে কিভাবে লেনদেন অ্যাকাউন্ট এবং ব্যালেন্সকে পরিবর্তন করে।

২ । জেনেরাল লেজার -

জেনারেল লেজার হল একটি অংশ যেখানে জার্নাল থেকে অ্যাকাউন্টিং ডেটা পোস্ট করা হয় ।

৩। ট্রায়াল ব্যালেন্স -

একটি ট্রায়াল ব্যালেন্স হল একটি ব্যবসার লেজারে থাকা সমস্ত সাধারণ লেজার অ্যাকাউন্টের একটি তালিকা।

ফাইন্যান্সিয়াল ট্রান্সকেশনে সবার প্রথমে করতে হয় জার্নাল এন্ট্রি। একটি জার্নাল হল একটি ব্যবসা পরিচালনা করা সমস্ত লেনদেনের একটি সংক্ষিপ্ত রেকর্ড। প্রতিটি জার্নাল এন্ট্রিতে একটি ব্যবসায়িক লেনদেনের জন্য তাৎপর্যপূর্ণ ডেটা থাকে, যার মধ্যে তারিখ, জমা এবং ডেবিট করার পরিমাণ, লেনদেনের একটি সংক্ষিপ্ত বিবরণ এবং প্রভাবিত অ্যাকাউন্টগুলি অন্তর্ভুক্ত থাকে। একটি জার্নাল এন্ট্রির উদ্দেশ্য হল প্রতিটি ব্যবসায়িক লেনদেন সঠিকভাবে এবং নির্ভুলভাবে অফলাইন বা অনলাইনে রেকর্ড করা। যদি একটি লেনদেন একাধিক অ্যাকাউন্টকে প্রভাবিত করে, জার্নাল এন্ট্রি সেই তথ্যটিও বিস্তারিত করবে। জার্নাল এন্ট্রিগুলি সময় অনুসারে রেকর্ড করা হয় এবং ডাবল-এন্ট্রি অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম অনুসরণ করে, যার অর্থ প্রতিটিতে একটি ক্রেডিট এবং একটি ডেবিট কলাম থাকবে। এমনকি যখন ডেবিট এবং ক্রেডিট একাধিক অ্যাকাউন্টের সাথে লিঙ্ক করা হয়, উভয় কলামের পরিমাণ অবশ্যই সমান হতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, ধরেন একটি কোম্পানি কর্মীদের জন্য ১৫০ টাকা খরচ করে। ব্যয়ের অ্যাকাউন্ট সেই পরিমাণ ডেবিট করা হয় আবার নগদ অ্যাকাউন্ট, যা একটি সম্পদ সেখানে ১৫০ টাকা ক্রেডিট করা হয় ।

একটি জার্নাল এন্ট্রি তে থাকে

• একটি শিরোনাম, যা প্রতিটি এন্ট্রির একটি নাম দিবে এবং জার্নালে সেটি লেখার তারিখ দেওয়া থাকবে এবং প্রবেশ করার তারিখ ও উল্লেখ থাকবে।
• একটি শনাক্তকারী বা রেফারেন্স নম্বর থাকবে।
• এক বা একাধিক অ্যাকাউন্ট এবং পরিমাণ যা লেনদেনের মাধ্যমে ডেবিট-ক্রেডিট করা হবে এবং সেগুলোর তারিখ(গুলি)

জার্নাল এন্ট্রি এর পরে ্লেজার বুক রন্ট্রি করা হয়। একটি জেনারেল লেজার বুক (GL) হল জার্নালে থাকা অ্যাকাউন্টগুলির একটি সেট যা একটি ব্যবসা তার আর্থিক লেনদেনের ট্র্যাক রাখতে এবং আর্থিক প্রতিবেদন তৈরি করতে ব্যবহার করে। এটি দেখতে অনেকটা ইংরেজি অক্ষর ‘T’ এর মতো দেখায় বলে লেজার কে অনেকসময় T অ্যাাকাউন্টও বলা হয়ে থাকে। প্রতিটি অ্যাকাউন্ট এর রেকর্ড ভিন্ন যা একটি নির্দিষ্ট ধরণের সম্পদ, দায়, ইক্যুইটি, রাজস্ব বা ব্যয় কে সংক্ষিপ্ত আকারে তুলে ধরে । একটি চার্ট সাধারণ খাতায় সমস্ত অ্যাকাউন্টের তালিকা করে। একটি বড় ব্যবসার GL-এ হাজার হাজার অ্যাকাউন্ট থাকতে পারে। সাধারণ লেজারগুলি ডাবল-এন্ট্রি অ্যাকাউন্টিং পদ্ধতি ব্যবহার করে কাজ করে। এই পদ্ধতিটি ডেবিট এবং ক্রেডিট হিসাবে টাকার পরিমাণে ব্যয় এবং আয় আইটেম দেখায়। প্রতিটি সাধারণ লেজার আইটেম বা এন্ট্রি চারটি প্রধান অংশে বিভক্ত করা যেতে পারে।

• ১. অ্যাকাউন্টে পোস্ট করা লেনদেনের আইটেম নম্বর বর্ণনা করে একটি জার্নাল এন্ট্রি;
• ২. নির্দিষ্ট লেনদেনের জন্য একটি বিবরণ;
• ৩. নেট ব্যালেন্স পরিবর্তনের জন্য একটি ডেবিট বা ক্রেডিট মান
• ৪. ক্রেডিট বা ডেবিট পোস্ট করার পরে একটি ফলস্বরূপ ব্যালেন্স।

ফাইনাল ব্যালেন্স লেজারে বাম দিকে থাকলে ডেবিট এবং ডানদিকে থাকলে ক্রেডিট। এভাবে সব অ্যাকাউন্ট এর জন্য যেমন পাওনা, দেনা, যন্ত্রপাতি, লোন সবগুলির জন্য আলাদা আলাদা লেজার বুক তৈরি করা হয়।

একটি ট্রায়াল ব্যালেন্স হচ্ছে একটি বুককিপিং ওয়ার্কশীট যেখানে সমস্ত লেজারের ব্যালেন্সগুলি ডেবিট এবং ক্রেডিট অ্যাকাউন্টের কলামের মোট সমষ্টিতে নিয়ে আসা হয় যা সমান। একটি কোম্পানি প্রতিটি রিপোর্টিং পিরিয়ডের শেষে একটি ট্রায়াল ব্যালেন্স প্রস্তুত করে। একটি ট্রায়াল ব্যালেন্স তৈরির সাধারণ উদ্দেশ্য হল একটি কোম্পানির হিসাব ব্যবস্থার এন্ট্রিগুলি গাণিতিকভাবে সঠিক কিনা তা নিশ্চিত করা। একটি ট্রায়াল ব্যালেন্স প্রায়শই একটি অডিট পদ্ধতির প্রথম ধাপ, কারণ এটি নিরীক্ষকদের আরও জটিল এবং বিশদ বিশ্লেষণে যাওয়ার আগে হিসাব এর পদ্ধতিতে কোন গাণিতিক ত্রুটি নেই তা নিশ্চিত করতে দেয়।একটি কোম্পানীর জন্য একটি ট্রায়াল ব্যালেন্স প্রস্তুত করা ডাবল এন্ট্রি অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম এর মতো । যদি মোট ডেবিট মোট ক্রেডিটগুলির সমান হয়, তাহলে ট্রায়াল ব্যালেন্সকে ঠিক বলে মনে করা হয় এবং লেজারগুলিতে কোনও গাণিতিক ত্রুটি নেই বলে ধরে নেওয়া হয়। যাইহোক, এর মানে এই নয় যে একটি কোম্পানির ট্রায়াল ব্যালেন্স ঠিক থাকলে অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমে কোন ত্রুটি নেই। উদাহরণস্বরূপ, লেনদেনগুলিকে ভুলভাবে শ্রেণীবদ্ধ করা হয় বা যদি সব জায়গায় ভুল নাম্বার এন্ট্রি করানো হয় তাহলেও ব্যালেন্স সমান দেখালেও ভেতরে সমস্যা রয়েছে যা পরবর্তীতে অডিত করলে ধরা সম্ভব।

ট্রায়াল ব্যালেন্স ৩ ধরনের হয়।

১. অ্যাডজাস্টেড ট্রায়াল ব্যালেন্স-

একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ ট্রায়াল ব্যালেন্স যেকোনো হিসেব করার পরে সাধারণ লেজার অ্যাকাউন্টে ব্যালেন্স তালিকাভুক্ত করা হয়। এই অংশে সাধারণত প্রিপেইড এবং হয়ে যাওয়া খরচ, সেইসাথে অবমূল্যায়নের মতো নগদ-বহির্ভূত খরচ অন্তর্ভুক্ত করে।

২. আন্যাডজাস্টেড ট্রায়াল ব্যালেন্স-

আনঅ্যাডজাস্টেড ট্রায়াল ব্যালেন্স হল আর্থিক বিবৃতি তৈরি করার জন্য ব্যালেন্সে কোনো সামঞ্জস্যপূর্ণ এন্ট্রি করার আগে রিপোর্টিং সময়ের শেষে সাধারণ লেজার অ্যাকাউন্ট ব্যালেন্সের তালিকা করা।

৩. পোস্ট ক্লোজিং ট্রায়াল ব্যালেন্স-

পোস্ট ক্লোজিং ট্রায়াল ব্যালেন্স হল শূন্য ব্যালেন্স অ্যাকাউন্ট বাদ দিয়ে সমস্ত ব্যালেন্স শীট আইটেম এবং তাদের ব্যালেন্সের তালিকা। এটি অস্থায়ী অ্যাকাউন্টগুলি সঠিকভাবে বন্ধ করা হয়েছে এবং সমস্ত ডেবিট অ্যাকাউন্ট এবং সমস্ত ক্রেডিট অ্যাকাউন্টের মোট ব্যালেন্স সমান কিনা তা যাচাইয়র জন্য ব্যবহার করা হয়।

আর্থিক লেনদেনের রেকর্ডিং শুধুমাত্র হিসাব-নিকাশ করতেই নয় বরং এটি ব্যবসাগুলিকে অগ্রগতি ট্র্যাক করতে, প্রবণতা বুঝতে এবং উন্নতির জন্য ক্ষেত্রগুলিকে চিহ্নিত করতে সাহায্য করে। তারা রাজস্ব উৎপাদন, খরচ ব্যবস্থাপনা, এবং নগদ প্রবাহের জন্য ধারণা প্রদান করে, যা স্টেকহোল্ডারদের সিদ্ধান্ত নিতে সাহায্য করে যা কোম্পানির গতিপথকে প্রভাবিত করে।