What is VPEC-T Analysis: Definition with Examples

ইনফরমেশন সিস্টেম শুধু টেকনোলজির দিক দিয়ে আপডেট থাকলেই চলে না, বরং প্রতিষ্ঠানের সার্বিক স্ট্র্যাটেজির সাথেও ইনফরমেশন সিস্টেমের অ্যালাইনমেন্ট প্রয়োজন। এখানেই চলে আসে VPEC-T Analysis - এর কথা। প্রতিষ্ঠানের সার্বিক পলিসির সাথে ইনফমেশন সিস্টেম অ্যালাইন করছে কি না এবং সিদ্ধান্ত গ্রহণে কার্যকর ভূমিকা পালন করতে পারছে কি না তা অ্যানালাইজ করাই এই ফ্রেমওয়ার্কের কাজ। তাই আজকের লেখায় আমরা VPEC-T Analysis - এর সবকিছু সম্পর্কে জানব।

VPEC-T Analysis (উচ্চারণ - “vee-pec-tee”) হচ্ছে একটি ফ্রেমওয়ার্ক, যার মাধ্যমে বিভিন্ন ইনফরমেশন সিস্টেমস পর্যালোচনা ও বোঝার কাজ করা হয় এবং একইসাথে অর্গানাইজেশনের ভেতর ইনফরমেশন সিস্টেমস-এর প্রভাব ঠিক কেমন হবে তা বোঝার কাজেও ব্যবহার করা হয়। VPEC-T - এর ফুল ফর্ম হচ্ছে Values, Policies, Events, Content এবং Trust।

একটি ইনফরমেশন সিস্টেমস ডিজাইন এবং ডেভেলপ করার সময় এই অ্যানালিসিস ফ্রেমওয়ার্ক ব্যবহার করে ঠিক করা হয় যে ব্যবসায়ের বিভিন্ন অ্যাক্টিভিটির সাথে এই ইনফরমেশন সিস্টেমস ঠিকভাবে অ্যালাইন করবে কি না এবং সিদ্ধান্ত নেয়ার ক্ষেত্রে কি কি সুবিধা পাওয়া যাবে।

VPEC-T Analysis মূলত ৫টি উপাদান নিয়ে গঠিত। আসুন সেগুলো সম্পর্কে বিস্তারিত জেনে নেয়া যাক।

১। Values

একটি ইনফমেশন সিস্টেম ডিজাইন করার সময় অবশ্যই কোম্পানীর বিভিন্ন ভ্যালু এবং ইথিকাল প্র্যাক্টিস মাথায় রাখতে হবে। একটি কোম্পানী কোন কোন ধরণের ডেটা স্টোর করবে, কারা সেই ডেটা অ্যাক্সেস করতে পারবেন, সেই ডেটা কিভাবে ব্যবহার করা হবে এবং ডেটায় ভুল দেখা দিলে তা কিভাবে হ্যান্ডেল করা হবে ইত্যাদি বিষয় নির্ভর করে কোম্পানীর মূল্যবোধ এবং সংস্কৃতির উপর। কোম্পানীর ভেতর যদি খুব উদার সংস্কৃতির প্রচলন থাকে এবং ইনফরমেশন সিস্টেম খুব সংকীর্ন করে ডিজাইন করা হয়, তাহলে তা কোম্পানীর কালচারের সাথে অ্যালাইন করবে না।

২। Policies

পলিসি হচ্ছে বিভিন্ন ধরণের নিয়ম-কানুন, গাইডলাইন এবং প্রোটোকল, যার মাধ্যমে ঠিক করা হয় যে কোম্পানীর ভেতর কোন কাজ কিভাবে করা হবে। এইসব নিয়ম-কানুন তথ্যের নিরাপত্তা, গোপনীয়তা, সরকারি নিয়ম-নীতি ইত্যাদি বিষয়েও থাকতে পারে। নতুন ইনফরমেশন সিস্টেম ডিজাইন এবং ডেভেলপ করার সময় অবশ্যই এইসব পলিসির কথা মাথায় রাখতে হবে।

প্রতিষ্ঠানের অভ্যন্তরীন পলিসির সাথে ইনফরমেশন সিস্টেম অ্যালাইন না করলে পলিসি পরিবর্তন করার ব্যবস্থা করতে হবে। আবার বাহ্যিক বা সরকারি নিয়ম-কানুন তো পরিবর্তন করা সম্ভব নয়, তাই সরকারি নিয়মের সাথে অ্যালাইন করেই ইনফরমেশন সিস্টেম ডিজাইন করতে হবে।

৩। Events

Events বলতে এমন সব সিচুয়েশনকে বোঝানো হচ্ছে যেখানে এক বা একাধিক সিদ্ধান্ত গ্রহণ করতে হতে পারে। মূলত কোন কোন সিদ্ধান্ত গ্রহণের ক্ষেত্রে ইনফরমেশন সিস্টেম ব্যবহার করা হবে এবং তা সিদ্ধান্তে কি ধরণের প্রভাব ফেলতে পারে, VPEC-T Analysis করার মাধ্যমে তা আগে থেকেই নির্ধারণ করা হয়।

৪। Content

ইনফরমেশন সিস্টেমে কোন কোন ধরণের ডেটা এবং ইনফরমেশন স্টোর, প্রসেস এবং ট্রান্সমিট করা হবে তা আগে থেকেই নির্ধারণ করা প্রয়োজন। প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজনীয় ডেটা যদি আগে থেকেই নির্ধারণ করা এবং স্টোর করা না হয়, তাহলে তা প্রতিষ্ঠানের জন্য কোনো কাজে আসে না। বরং ডেটা স্টোরেজের পেছনে বিপুল পরিমাণ অর্থ নষ্ট হওয়ার সম্ভাবনা থেকে যায়।

৫। Trust

ইনফরমেশন সিস্টেমের নির্ভরযোগ্যতা এবং ক্রেডিবিলিটি আগে থেকেই নির্ধারণ করা প্রয়োজন। ইনফরমেশন সিস্টেমকে ঠিক কিভাবে তৈরি করলে তা ইউজার কাছে সবচেয়ে বেশি গ্রহণযোগ্যতা পাবে, তা আগে থেকে অ্যানালাইজ এবং ভিজুয়ালাইজ করে নেয়া প্রয়োজন।

VPEC-T Analysis - এই নামটি শুনতে বেশ কঠিন মনে হলেও, বাস্তবে এর ব্যবহার কিন্তু বেশ সহজ। খুব ছোট ছোট কিছু স্টেপ ফলো করার মাধ্যমে VPEC-T Analysis করে ফেলা যায়। আসুন, জেনে নেই কিভাবে ধাপে ধাপে VPEC-T Analysis করবেন।

১। ইনফরমেশন সিস্টেম আইডেন্টিফাই করুন

প্রথমেই আপনাকে ক্লিয়ারলি ডিফাইন করে নিতে হবে যে আপনি কি পুরনো কোনো ইনফরমেশন সিস্টেমকে অ্যানালাইজ করতে চাইছেন, নাকি নতুন কোনো ইনফরমেশন সিস্টেম তৈরি করতে চাইছেন। সেই ইনফরমেশন সিস্টেমের ইউজার, ক্রেডিবিলিটি এবং রিলায়াবিলিটি সম্পর্কেও আপনাকে জেনে নিতে হবে।

২। Values

কোম্পানী কালচার এবং কি ধরণের ইথিকাল প্র্যাক্টিস সেখানে মেইনটেইন করা তা জেনে নিন।

ইনফরমেশন সিস্টেম কি কোম্পানী কালচারের সাথে ভালোভাবে অ্যালাইন করছে কি না, তা বোঝার চেষ্টা করুন।

যদি কোম্পানী কালচারের সাথে তা ভালোভাবে অ্যালাইন করে, তাহলে সেভাবেই থাকতে দিন। আর যদি অ্যালাইন না করে তাহলে ইনফরমেশন সিস্টেমকে কোম্পানী কালচারের সাথে অ্যালাইন করে রিডিজাইন করার চেষ্টা করুন।

৩। Policies

কোম্পানীর ভেতর কি কি পলিসি এবং গাইডলাইন মেইনটেইন করা হয় তা বোঝার চেষ্টা করুন।

কোম্পানী পলিসির সাথে ইনফরমেশন সিস্টেম অ্যালাইন করছে কি না তা বোঝার চেষ্টা করুন। কোনো গ্যাপ থাকলে তা আইডেন্টিফাই করুন।

পলিসির সাথে অ্যালাইন করে ইনফরমেশন সিস্টেম ডিজাইন করার চেষ্টা করুন অথবা কোম্পানী পলিসি পরিবর্তন করার চেষ্টা করুন।

৪। Events

ঠিক কোন কোন কারণে বা ক্ষেত্রে ইনফরমেশন সিস্টেম ব্যবহার করা হতে পারে তা আইডেন্টিফাই করুন।

এইসব ইভেন্টে ইনফরমেশন সিস্টেম ঠিকভাবে কাজে লাগছে বা লাগবে কি না, তা বোঝার চেষ্টা করুন। প্রয়োজনের সময় ইনফরমেশন সিস্টেম যদি প্রয়োজনীয় ইনফরমেশন ডেলিভার করতে ব্যর্থ হয়, তাহলে তার বিশেষ কোনো প্রয়োজন থাকে না।

৫। Content

কোন ধরণের ডেটা ইনফরমেশন সিস্টেমে স্টোর ও প্রসেস করা হচ্ছে বা হবে, তা আইডেন্টিফাই করুন।

ইনফরমেশন সিস্টেমের ডেটা অ্যাকুরেসি এবং কনসিস্টেন্সি পরিমাপ করার চেষ্টা করুন।

প্রয়োজনীয় সব ইভেন্টে ইনফরমেশন সিস্টেম কার্যকর ইনফরমেশন প্রোভাইড করতে পারছে কি না তা বোঝার চেষ্টা করুন। যদি না পারে, তাহলে ইনফরমেশন সিস্টেমে আরো বেশি ইফেক্টিভ ডেটা স্টোর করতে হবে।

৬। Trust

ডেটা প্রটেক্ট করার জন্য ইনফরমেশন সিস্টেমে কি কি ব্যবস্থা রয়েছে, তা অ্যানালাইজ করুন। ইউজারদের কাছে ইনফরমেশন সিস্টেম যথেষ্ট ক্রেডিবল মনে হয় কি না, তা বোঝার চেষ্টা করুন।

৭। অ্যানালিসিস

উপরের ধাপগুলো থেকে প্রাপ্ত ফিডব্যাক এখন একত্র করে তা অ্যানালাইজ করতে হবে। উপরে কি কি সমস্যা বা সুবিধা আইডেন্টিফাই করা গেছে সেগুলোকে আলাদা করতে হবে।

৮। রেকমেন্ডেশন

অ্যানালিসিস থেকে প্রাপ্ত ইনসাইটগুলো থেকে এখন আসল পদক্ষেপ গ্রহণ করতে হবে। যেই সমস্যাগুলো আইডেন্টিফাই করা হয়েছে সেগুলো সমাধান করার চেষ্টা করতে হবে এবং ভালো দিকগুলোকে আরো বেশি ভালো করার চেষ্টা করতে হবে।

মনে করুন একটি ই-কমার্স প্লাটফর্ম নতুন একটি দেশে তাদের ব্যবসায়ের সম্প্রসারণ করতে চাইছে। প্রতিষ্ঠানকে দীর্ঘমেয়াদে মুনাফাজনক করে তোলার পাশাপাশি তারা তাদের ইউজারদের কেনাকাটার অভিজ্ঞতা আরো বেশি সুখকর করে তুলতে চান। একইসাথে তারা যেন তাদের প্লাটফর্মের ডেটা রেগুলেশন তাদের কোম্পানীর কালচার এবং লোকাল রেগুলেশনের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ থাকে। চলুন, এই কোম্পানীর জন্য একটি VPEC-T Analysis করা যাক।

যেহেতু আমরা অলরেডি ইনফরমেশন সিস্টেম আইডেন্টিফাই করে ফেলেছে, তাই এখন দ্বিতীয় ধাপ থেকে শুরু করা যাক।

১। Values

কোম্পানী তাদের ইউজারদের ডেটার প্রাইভেসি এবং সিকিউরিটি যথেষ্ট গুরুত্বের সাথে দেখে।

তারা ঠিক করে যে তারা তাদের ইউজারদের ডেটার যথেষ্ট সিকিউরিটি দিবে এবং এটি করতে যা যা স্টেপ নেয়া প্রয়োজন, তা তারা নিবে।

২। Policies

তারা ইউজারদের ডেটা ঠিক কিভাবে হ্যান্ডেল করবেন সেই বিষয়ে বিভিন্ন রেগুলেশন এবং পলিসি তৈরি করেছেন।

ইনফরমেশন সিস্টেমকে তারা এইসব রেগুলেশনের সাথে অ্যালাইন করেই তৈরি করবেন বলে ঠিক করলেন।

৩। Events

এই ইনফরমেশন সিস্টেমের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ইভেন্টগুলো হচ্ছে ইউজারদের স্ক্রলিং, কার্টে পণ্য যোগ করা এবং সেই পণ্যের যথাযথ চেকআউট।

একইসাথে প্রোমোশনের সময় যেন এই ইনফরমেশন সিস্টেম অনেক বেশি পরিমাণে ইউজার হ্যান্ডেল করতে পারে, সেভাবেই এটি তৈরি করবেন বলে তারা ঠিক করলেন।

৪। Content

এই ইনফরমেশন সিস্টেম প্রোডাক্টের লিস্ট, কাস্টমার রিভিউ এবং অর্ডার হিস্টোরি স্টোর করা হবে।

প্রয়োজনের সময় যেন এইসব ইনফো খুব দ্রুত কালেক্ট এবং অ্যানালাইজ করা যায় সেভাবে করেই এই ইনফরমেশন সিস্টেম ডিজাইন করা হবে।

৫। Trust

কাস্টমাররা যাতে নিজেদের ব্যক্তিগত তথ্য, যেমন - নাম, মোবাইল নাম্বার, বাড়ির ঠিকানা ইত্যাদি প্রোভাইড করতে কোনো ধরণের দ্বিধায় না থাকেন, তাই কোম্পানী ঠিক করলো যে তারা তাদের ডেটা সিকিউরিটি বিষয়ক বিভিন্ন ক্যাম্পেইন রান করবে।

৭। অ্যানালিসিস

অ্যানালিসিস থেকে বোঝা যায় কোম্পানীর অভ্যন্তরীণ পলিসিগুলো ঠিক থাকলেও, লোকাল রেগুলেশনের সাথে ইনফরমেশন সিস্টেমকে অ্যালাইন করানোর জন্য আরো এফোর্ট দিতে হবে।

৮। রেকমেন্ডেশন

সেই দেশের কিছু লিগাল এক্সপার্টদের সাথে আলোচনা করে ইনফরমেশন সিস্টেম রিডিজাইন করার সিদ্ধান্ত নেয়া হলো।

• ইনফরমেশন সিস্টেমের সাথে জড়িত একাধিক কমপোনেন্ট বিবেচনা করা হয় বলে এই অ্যানালিসিস ফ্রেমওয়ার্ক সার্বিকভাবে বেশ কার্যকর।
• VPEC-T Analysis করার মাধ্যমে ইনফরমেশন সিস্টেমের সাথে জরিত ঝুঁকিগুলো আগে থেকেই আইডেন্টিফাই করা সম্ভব।
• লোকাল রেগুলেশনের সাথে সবকিছু অ্যালাইন করা হয় বলে ইনসেন্টিভ পাওয়ার সম্ভাবনা থাকে।
• VPEC-T Analysis - এর মাধ্যমে তৈরি ইনফরমেশন সিস্টেম প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন সিদ্ধান্ত গ্রহণে অনেক বেশি ভূমিকা পালন করতে পারে।

• অনেকগুলো কমপোনেন্ট অ্যানালাইজ করা হয় বলে ফলাফল বের করা বেশ জটিল হয়ে ওঠা।
• এটি একটি সাবজেক্টিভ অ্যানালিসিস ফ্রেমওয়ার্ক। তাই বিভিন্ন মানুষের অ্যানালিসিস থেকে বিভিন্ন ফলাফল পাওয়া যেতে পারে।
• অনেকগুলো ধাপ থাকায় এই অ্যানালিসিস বেশ সময়সাপেক্ষ বিষয়।
• বর্তমান অবস্থা অ্যানালাইজ করা গেলেও VPEC-T Analysis- এর মাধ্যমে ভবিষ্যতের জন্য কোনো কিছু প্রেডিক্ট করা যায় না।

কার্যকর সিদ্ধান্ত গ্রহণের জন্য বর্তমান সময়ে প্রতিটি প্রতিষ্ঠানে ইনফরমেশন সিস্টেম থাকা বাধ্যতামূলক। তবে শুধু থাকলেই হবে না, ইনফরমেশন সিস্টেম হতে হবে কার্যকর এবং পরিবর্তনশীল। তাই প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন উপাদানের সাথে মিল রেখে ইনফরমেশন সিস্টেম ডিজাইন এবং আপডেট করা প্রয়োজন। এই কাজের জন্য VPEC-T Analysis হতে পারে সবচেয়ে ইফেক্টিভ ফ্রেমওয়ার্ক।