স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতি (SOP)

মনে করুন আপনি কোনো একটি গাড়ির ডিলারশিপে একটি নতুন কাজ শুরু করছেন এবং একজন গ্রাহক আপনার সর্বশেষ হ্যাচব্যাকের জন্য জিজ্ঞাসা করছেন। আপনি কিভাবে তা গ্রাহকের সামনে তুলে ধরবেন?

খুব সম্ভবত, আপনার ম্যানেজার অবশ্যই গ্রাহকদের কীভাবে নিয়ন্ত্রণ করবেন বা তাদের সাথে কীভাবে চুক্তি করবেন তার মূল বিষয়গুলো অধ্যয়নের জন্য কিছু ডকুমেন্টসের একটি সেট সহ আপনাকে যথাযথ প্রশিক্ষণ দিয়েছেন। ডকুমেন্ট এবং প্রশিক্ষণ গাইডের এই সেটগুলি প্রায়শই স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতি বা এসওপি হিসাবে পরিচিত।

একটি স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতির (এসওপি) ডকুমেন্টগুলো নতুন এবং বর্তমান কর্মীদের নির্দেশনা দেয় কীভাবে রুটিন অনুযায়ী কাজ সম্পাদন করতে হবে এবং ব্যবসায়িক ক্রিয়াকলাপের সময় ধারাবাহিকতা এবং গুণমান বজায় রাখতে হবে সে সম্পর্কে।

যেহেতু একটি স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ ডকুমেন্ট, তাই আমরা স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতিগুলো সম্পর্কে যা যা জানার প্রয়োজন তা উন্মুক্ত করার সিদ্ধান্ত নিয়েছি এবং আপনাকে সহজে এসওপি তৈরি করার জন্য একটি টুল সরবরাহ করব।

একটি স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতি (এসওপি) হলো একটি ধাপে ধাপে নির্দেশাবলী নির্দেশিকা যা একজন কর্মচারীকে সুনির্দিষ্ট ক্রিয়াকলাপগুলো সুচারুভাবে সম্পাদন করতে সহায়তা করে।

অর্থ্যাৎ একটি স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতি (এসওপি) হল একটি ডকুমেন্ট যা একটি সংস্থার মধ্যে দল এবং সদস্যদের কীভাবে নির্দিষ্ট প্রক্রিয়াগুলি সম্পূর্ণ করতে হবে সে সম্পর্কে স্পষ্ট নির্দেশাবলী প্রদান করে।

এসওপি -এর মূল উদ্দেশ্য হচ্ছে অভিন্ন এবং উন্নত মানের আউটপুট নিশ্চিত করা, একই সাথে ভুল যোগাযোগ এবং অস্পষ্টতা হ্রাস করা।

এসওপি হলো বিশদ-ভিত্তিক ডকুমেন্ট এবং ধাপে ধাপে নির্দেশাবলী প্রদান করে যে কীভাবে একটি প্রতিষ্ঠানের কর্মীদের নির্দিষ্ট কাজ এবং প্রক্রিয়াগুলো সম্পূর্ণ করতে হবে।

টাস্ক হ্যান্ডওভার: একজন কর্মচারী অসুস্থ হলে এসওপি কর্মচারীর নির্ধারিত কাজের আদেশ গ্রহণ করার জন্য অন্য কারো জন্য নির্দিষ্ট পদক্ষেপের আউটলাইন দেয়।

কোয়ালিটি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম: একজন ম্যানেজার তার ভূমিকা ছেড়ে দিলে সংস্থাটি অনবোর্ডিং প্রক্রিয়াটিকে সুগম করতে পূর্ববর্তী ম্যানেজারের লিখিত এসওপিগুলির সাথে পরামর্শ করে। নতুন নিয়োগকারীরা সাংগঠনিক উত্পাদনশীলতায় ন্যূনতম বাধা সহ নতুন দায়িত্বগুলি দ্রুত গ্রহণ করে।

ম্যানুফ্যাকচারিং প্রক্রিয়ার মানককরণ: একটি নতুন সরঞ্জাম পুরানো সরঞ্জাম প্রতিস্থাপন করে, এবং প্রতিরোধমূলক রক্ষণাবেক্ষণ কাজের আদেশ সম্পূর্ণ ভিন্ন। একটি নতুন এসওপি স্পষ্টভাবে নতুন উত্পাদন প্রক্রিয়ার আউটলাইন দেবে।

ট্রাবলশুটিং সিস্টেম: একজন হোটেল গেস্ট ফ্রন্ট ডেস্ককে জানায় যে তার রুমের এয়ার কন্ডিশনার ইউনিট নষ্ট হয়ে গেছে। আতিথেয়তা কর্মী দ্রুত সমস্যাটি সন্তোষজনকভাবে সমাধান করতে প্রতিষ্ঠানের এসওপির সাথে পরামর্শ করে।

আদর্শ স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতির (এসওপি) ১টি উদাহরণ

ব্লগ প্রকাশনা এসওপি

এখানে এমন স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতির উদাহরণ রয়েছে যা একটি ব্যবসা উচ্চ-মানের ব্লগ সামগ্রী তৈরি এবং প্রকাশ করতে ব্যবহার করতে পারে:

উদ্দেশ্য

এই স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতির উদ্দেশ্য হল কোম্পানির স্পেসিফিকেশন পূরণ করে এমন উচ্চ-মানের ব্লগ সামগ্রী প্রকাশের গ্যারান্টি দেওয়া।

আবেদন

এই ডকুমেন্টটি লেখক, পরিচালক এবং মার্কেটিং সহযোগীদের প্রাসঙ্গিক কন্টেন্ট তৈরি এবং প্রকাশ করার জন্য অনুসরণ করার পদ্ধতি বর্ণনা করে।

পদ্ধতির পদক্ষেপ

এখানে পদ্ধতির ধাপগুলি রয়েছে:

• কন্টেন্ট ম্যানেজার সপ্তাহের শুরুতে সম্ভাব্য ব্লগ পোস্ট ধারণাগুলোর একটি তালিকা তৈরি করে।
• কন্টেন্ট ম্যানেজার কন্টেন্ট প্রধানের সাথে দেখা করে তালিকাটি সংকুচিত করে অনুমোদন করে।
• কন্টেন্ট ম্যানেজার লেখকদের ব্লগ পোস্ট বরাদ্দ করে।
• লেখকরা একটি খসড়া তৈরি করেন এবং এটি একটি কপি এডিটরের কাছে পাঠান।
• কপি এডিটররা পরিবর্তন করে এবং সমাপ্ত পোস্টটি মার্কেটিং বিভাগে পাঠান।
• একজন মার্কেটিং সহযোগী কোম্পানির ওয়েবসাইট এবং সোশ্যাল মিডিয়া অ্যাকাউন্টে সম্পূর্ণ ব্লগ পোস্ট প্রকাশ করে।

সম্পদ

অনুগ্রহ করে সংযুক্ত নথি দেখুন:

• নমুনা ব্লগ পোস্ট
• নির্দেশিকা সম্পাদনা
• সামাজিক মিডিয়া কৌশল এবং পাসওয়ার্ড

আপনাদের মধ্যে কেউ কেউ হয়তো ভাবছেন- যদি আমরা ইতিমধ্যেই আমাদের কর্মচারীদেরকে যে কাজগুলি করার জন্য তারা নিয়োগ করা হয়েছে সেগুলো নিয়ে প্রশিক্ষণ দিচ্ছি, তাহলে অপারেটিং পদ্ধতির ডকুমেন্ট তৈরি করার এই অতিরিক্ত কাজটি কেন নেব?

এখানে কিছু কারণ বা সুবিধা দেখাতে যাচ্ছি কেন প্রতিটি ব্যবসার স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতি (SOP) তৈরি করা উচিতঃ

(১) সময় বাচানো

যদিও স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতি (এসওপি) তৈরি করা সময়সাপেক্ষ হতে পারে, তবুও সেগুলি দীর্ঘমেয়াদে আপনার যথেষ্ট সময় বাঁচাতে সক্ষম হবে।

যদি সমস্ত কর্মচারী একই কাজটি বিভিন্ন উপায়ে সম্পাদন করে, তবে কেউ কেউ এটি দ্রুত করতে যাচ্ছেন যখন অন্যরা দীর্ঘ সময় নিতে পারে।

(২) উন্নত যোগাযোগ

যোগাযোগ হচ্ছে ব্যবসার চাবিকাঠি। এখনও, ৫৭% কর্মচারীরা রিপোর্ট করেছেন যে স্পষ্ট নির্দেশনা দেওয়া হচ্ছে না এবং ৬৯% ম্যানেজার রিপোর্ট করেছেন যে তারা সাধারণভাবে কর্মীদের সাথে যোগাযোগ করতে স্বাচ্ছন্দ্য বোধ করছেন না!

স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতিগুলি আপনার ম্যানেজারের কাজকে সহজ করে তোলে কারণ প্রতিটি কর্মচারীকে পৃথকভাবে নীতি এবং পদ্ধতিগুলো জানাতে হবে না। কর্মচারীদেরও, তাদের পরিচালক বা সহকর্মীদের কাছে ফিরে যেতে হবে না এবং তারা ভুলে গেলে নির্দেশিকা চাইতে হবে না কারণ তারা দ্রুত SOP ডকুমেন্ট দেখতে পারে এবং কাজ করতে পারে।

(৩) বর্ধিত জবাবদিহিতা

স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতি (এসওপি) ম্যানেজারদেরকে তাদের দ্বারা প্রদত্ত নির্দেশিকাগুলোর উপর ভিত্তি করে কর্মচারীদের কর্মক্ষমতা নির্ধারণে সহায়তা করে।

সঠিক কাজের মান ছাড়া, কর্মচারীর কর্মক্ষমতা বোঝা ব্যক্তিগত মতামতের বিষয় হয়ে দাঁড়ায়, যা আপনার কর্মচারীর কঠোর পরিশ্রমের বিচার করার সঠিক উপায় থেকে দূরে।

(৪) ধারাবাহিকতা প্রদান করে

এসওপিগুলি ধারাবাহিকতা প্রদান করে এবং একটি মসৃণ কর্মপ্রবাহ নিশ্চিত করে। সমস্ত কর্মচারীদের একই ডকুমেন্ট রয়েছে যা তারা দেখতে পারে এবং ঠিক কী করা দরকার এবং কীভাবে করা দরকার তা জানতে পারে। এটি কম সম্পদের অপচয় সহ সামঞ্জস্যপূর্ণ কর্মক্ষমতার দিকে পরিচালিত করে।

(৫) ভরসা প্রদান করে

স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতিগুলি কর্মীদের জন্য একটি সত্যিকারের উত্তর হিসাবে কাজ করে, তাদের আশ্চর্যজনক কাজ করার জন্য তাদের যাত্রায় গাইড করে। এটি একটি মানচিত্র হিসাবে কাজ করে যা নতুন বা পুরানো কর্মচারীরা অনুসরণ করতে পারে এবং প্রতিবার একটি ইতিবাচক ফলাফল আশা করতে পারে।

(৬) অনবোর্ডিং এবং প্রশিক্ষণ

"দ্য আমেরিকান সোসাইটি ফর ট্রেনিং অ্যান্ড ডেভেলপমেন্ট (ASTD)" দ্বারা পরিচালিত একটি সমীক্ষায় দেখা গেছে যে, যে কোম্পানিগুলি ব্যাপক প্রশিক্ষণ প্রদান করে তাদের প্রতি কর্মচারী কম প্রশিক্ষণ প্রাপ্তিদের তুলনায় ২১৮% বেশি করতে সক্ষম।

আপনি যদি পরিষ্কারভাবে স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতির ডকুমেন্টের জায়গায় সংজ্ঞায়িত করে থাকেন, তাহলে নতুন কর্মচারীদের প্রশিক্ষণ দেওয়া সহজ হয়ে ওঠে এবং প্রচুর সময় এবং প্রচেষ্টা বাঁচায়।

যেভাবে একটি স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতি (এসওপি) লেখা যায়

একটি আদর্শ বা স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতি (এসওপি) যেভাবে লিখা যায় তার ধাপগুলো সংক্ষেপে এখানে তুলে ধরা হয়েছে। আর এগুলোর বিস্তারিত জানতে চাইলে আমাদের “SOP Template and Guideline” আর্টিকেলটি দেখতে পারেন।

• তথ্য সংগ্রহ
• ফরম্যাট নির্বাচন
• কর্মচারীদের জড়িত করা
• সুযোগ সংজ্ঞায়িত করা
• শ্রোতা শনাক্ত করা
• ইন্টারেক্টিভ করা
• বিতরণ
• "জীবন্ত ডকুমেন্ট" তৈরি করা

একটি আদর্শ স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতি (এসওপি) ডকুমেন্টে যা অন্তর্ভুক্ত রয়েছে:

নিম্নলিখিত উপাদানগুলোই সাধারণত বেশিরভাগ স্ট্যান্ডার্ড বা আদর্শ অপারেটিং পদ্ধতিতে (এসওপি) পাওয়া যায়:

শিরোনাম বা টাইটেল পৃষ্ঠা:

পদ্ধতির শিরোনাম, অনন্য এসওপি শনাক্তকরণ নম্বর, তৈরি বা সংশোধনের তারিখ, যে বিভাগ/কর্মচারী/দলের জন্য এসওপি প্রযোজ্য, এবং শেষ পর্যন্ত এসওপি তৈরিতে জড়িত পক্ষগুলির নাম এবং স্বাক্ষর সহ আপনার এসওপি শুরু করুন।

বিষয়বস্তুর সারণী:

পরবর্তীতে বিষয়বস্তুর একটি সারণী বা সূচিপত্র। বিষয়বস্তুর একটি সারণী ডকুমেন্টের কাঠামোকে সংক্ষিপ্ত করতে সাহায্য করে এবং পাঠককে দ্রুত তার সাথে প্রাসঙ্গিক বিভাগে নিয়ে যেতে একটি নির্দেশিকা হিসাবে কাজ করে। ডকুমেন্ট আকার আকারে বড় হলে তারা বিশেষভাবে সহায়ক।

উদ্দেশ্য:

ডকুমেন্ট তৈরির লক্ষ্য ও উদ্দেশ্য বর্ণনা করুন এবং এটি কীভাবে ব্যবহারকারী এবং সংস্থার উপকার করবে।

সুযোগ:

প্রকল্পের সুযোগ ডকুমেন্টের সীমা বর্ণনা করে এবং পাঠককে SOP-এর সীমানা বুঝতে সাহায্য করে। এটি স্পষ্টভাবে উল্লেখ করে যে ডকুমেন্টটি কী এবং এটি মূলত কী সম্পন্ন করে।

ভূমিকা এবং দায়িত্ব:

মূল স্টেকহোল্ডারদের (কর্মচারী, ম্যানেজার) চিহ্নিত করুন যাদের এই SOP অনুসরণ করতে হবে এবং তাদের কী দায়িত্ব থাকবে। এটি বিভ্রান্তি এড়াতে সাহায্য করে এবং প্রত্যেককে তাদের কর্মের জন্য দায়বদ্ধ রাখে।

পদ্ধতি:

এটি আপনার এসওপি নথির সিংহভাগ গঠন করবে কারণ এই বিভাগটি কীভাবে কাজগুলি সম্পাদন করতে হয় তার ধাপে ধাপে ব্যাখ্যা এবং কাজগুলি সম্পূর্ণ করার জন্য প্রয়োজনীয় যেকোন অতিরিক্ত তথ্য বর্ণনা করবে।

সম্পর্কিত নথি:

আপনার এসওপি-তে সংশ্লিষ্ট প্রশিক্ষণ সামগ্রী বা রেফারেন্স গাইডের একটি তালিকা অন্তর্ভুক্ত করুন।

স্বাস্থ্য এবং নিরাপত্তা সতর্কতা:

আপনার এসওপি-তে আপনার কর্মীদের যে বিষয়গুলি এড়িয়ে চলা এবং নিরাপদ পরিবেশে ক্রিয়াকলাপগুলি সম্পাদন করা দরকার তার বর্ণনা করার জন্য একটি পৃথক বিভাগ থাকা উচিত। এটি শুধুমাত্র আপনার কর্মীদের সম্ভাব্য বিপদ থেকে রক্ষা করে না বরং আপনার কোম্পানিকে দায় থেকেও দূরে রাখে।

পুনর্বিবেচনার ইতিহাস:

আপনার পাঠকদের নিশ্চিত করতে একটি পুনর্বিবেচনার ইতিহাস যোগ করুন যে তারা, যে SOP পড়ছেন তা সর্বশেষ।

অনুমোদনের স্বাক্ষর:

যদি আপনার কোম্পানির এসওপিতে সাইন অফ করার জন্য একজন অনুমোদনকারী কর্মকর্তার প্রয়োজন হয়, তাহলে আপনার দর্শকদের সাথে শেয়ার করার আগে তাদের দ্বারা এটি অনুমোদন বা স্বাক্ষর করাতে ভুলবেন না।

স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতি (এসওপি) আপনার কর্মীদের বুঝতে সাহায্য করে যে কীভাবে একটি কাজ দক্ষতার সাথে এবং মসৃণভাবে করা যায়। যদিও এই ডকুমেন্টগুলো তৈরি করা সময়সাপেক্ষ, তবুও দীর্ঘমেয়াদী উদ্দেশ্যের ক্ষেত্রে লাভনীয়।

আপনার দলকে সমাবেশ করুন এবং আজই আপনার স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতি তৈরি করা শুরু করুন! শুভকামনা!