বিজনেস অ্যানালিসিস টুল সম্পর্কে বিস্তারিত আলোচনা

বিজনেস অ্যানালিস্টরা যেকোনো প্রতিষ্ঠানের আইটি বিভাগ এবং বিজনেস ডোমেইনের বিভাগগুলোর মাঝে একটি সেতু হিসেবে কাজ করেন। তারা আইটি এবং অন্যান্য বিভাগগুলোর সাথে কোলাবরেশনের মাধ্যমে বিজনেস প্রসেস, প্রোডাক্ট বা সার্ভিস’কে আরো উন্নত করার চেষ্টা করেন। আর এই কাজ করতে গিয়ে বিজনেস অ্যানালিস্টদের অনেক ধরণের টেকনিক বা মেথড ব্যবহার করতে হয়। একসময় বিজনেস অ্যানালিসিস-এর সকল কাজ খাতা কলমে করতে হলেও বর্তমানে মার্কেটে বেশ ভালো কিছু রেডিমেইড টুল পাওয়া যায়।

এই টুলগুলো তৈরি হওয়াতে বিজনেস অ্যানালিস্টদের কাজ এখন অনেকটাই সহজ হয়ে গিয়েছে এবং তারা কম সময়ে আরো ইফেক্টিভ সিদ্ধান্ত নিতে পারছেন। আজকের লেখায় আমরা জানবো যে বিজনেস অ্যানালিস্টরা দৈনন্দিন কাজে কি কি টুলের ব্যবহার করেন এবং এগুলো ব্যবহারে কি কি সুফল পাওয়া যেতে পারে।

বিজনেস অ্যানালিসিস হচ্ছে ব্যবসায়ের এমন একটি সেক্টর যেখানে প্রতিষ্ঠানের মাঝে বিদ্যমান বিভিন্ন প্রসেস, সিস্টেমে, প্রোডাক্ট বা সার্ভিসের বিস্তারিত অ্যানালিসিস করা হয় এবং কোথায় কোথায় ইমপ্রুভমেন্ট প্রয়োজন - তা আইডেন্টিফাই করা হয়। তবে বিজনেস অ্যানালিসিসের কাজ শুধু এখানেই সীমাবদ্ধ নয়।

বরং সকল ধরণের স্টেকহোল্ডারদের সাথে কোলাবোরেট করার মাধ্যমে নতুন নতুন সমাধান ইমপ্লিমেন্ট করার ক্ষেত্রেও বিজনেস অ্যানালিসিস বেশ গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে।

যারা বিজনেস অ্যানালিসিসের কাজ করে থাকেন তাদের বিজনেস অ্যানালিস্ট বলা হয়। বিজনেস অ্যানালিস্টদের সাধারণত আইটি এবং বিজনেসের ডোমেইন নলেজ রাখতে হয় এই কাজটি সুষ্ঠুভাবে সম্পাদন করার জন্য। তাই বিজনেস অ্যানালিসিসের বিভিন্ন টুল সম্পর্কে বিস্তারিত জানা তাদের জন্য অপরিহার্য।

প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন কাজে বিজনেস অ্যানালিসিস টুল ব্যবহৃত হতে পারে, যেমন -

১। বিজনেস নিডস আইডেন্টিফাই করা।

২। সকল ডেটা একত্র করে একটি সিঙ্গেল রিপোজিটরি তৈরি করা।

৩। স্টেকহোল্ডারদের সাথে বিজনেস ডিটেইলস শেয়ার করা।

৪। নতুন প্রসেস, প্রোডাক্ট বা সার্ভিস মডেলিং বা প্রোটোটাইপিং করা।

৫। যেকোনো প্রজেক্টের সম্ভাব্যতা যাচাই করা ইত্যাদি।

বিজনেস অ্যানালিসিস টুল সিলেক্ট করার ক্ষেত্রে যেসব ফ্যাক্টর বিবেচনা করা প্রয়োজন প্রতিষ্ঠানের জন্য বিজনেস অ্যানালিসিস টুল সিলেক্ট করার ক্ষেত্রে বেশ সতর্ক থাকতে হবে। কারণ এইসব টুল সাধারণত বেশ এক্সপেন্সিভ হয় এবং পরিপূর্ণ ব্যবহার না করতে পারলে প্রতিষ্ঠানের আর্থিক ক্ষতি হতে পারে। তাই বিভিন্ন ফ্যাক্টর বিবেচনা করে বিজনেস অ্যানালিসিস টুল সিলেক্ট করতে হবে।

১। Objectives

আপনার প্রতিষ্ঠানের ঠিক কোন ধরণের কাজ করার জন্য আপনি টুল সিলেক্ট করছেন সেই বিষয়টিকে সবচেয়ে বেশি প্রাধান্য দিতে হবে। আপনার যদি প্রসেস মডেলিং-এর টুল প্রয়োজন হয়, কিন্তু আপনি কোলাবোরেশন সেন্ট্রিক টুল সিলেক্ট করলেন, তাহলো তো হলো না।

২। User Interface

টুলটির ইউজার ইন্টারফেইস যতোটা সিম্পল এবং মিনিমালিস্টিক হবে ঠিক ততোই বেটার। কারণ, সময়ে-অসময়ে এমন কর্মীদেরও টুলটি ব্যবহার করতে হতে পারে যাদের বিজনেস অ্যানালিসিস সম্পর্কে কোনো ধারণা নেই। তবে আপনি চাইলে প্রতিষ্ঠানের কালচারের সাথে ইউজার ইন্টারফেইস মিলে এমন টুল সিলেক্ট করতে পারেন।

৩। Analytic Features

টুলটির ভেতর কি কি ফিচার এবং অপশন রয়েছে তা টুল ক্রয় করার আগেই খতিয়ে দেখতে হবে। এই কারণে যেকোনো টুল ক্রয় করার আগে অন্তত কিছুদিনের জন্য ট্রায়াল-বেসিসে তা ইমপ্লিমেন্ট করে দেখতে হবে। যদি টুলটি আপনার প্রয়োজনীয় সকল ফিচার ডেলিভার করতে পারে, তাহলে টুলটি ক্রয় করা যায়।

৪। Mobility

যেহেতু মোবাইল বর্তমান ওয়ার্কপ্লেসের একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ এবং বেশিরভাগ যোগাযোগের কাজ মোবাইল দিয়েই করা হয়, তাই এমন টুলকে প্রাধান্য দিতে হবে যার মোবাইল ভার্শন রয়েছে। এতে কর্মীরা বিভিন্ন ফাইল এবং ডকুমেন্ট ইজিলি অ্যাক্সেস করতে পারবেন।

৫। Integration

আপনার প্রতিষ্ঠানের বিদ্যমান সিস্টেমের সাথে টুলটি ইন্টিগ্রেট করা যাবে কি না সেই বিষয়টিও খতিয়ে দেখতে হবে। পুরো সিস্টেমের সাথে ইন্টিগ্রেট করার মাধ্যমে টুলের সর্বোচ্চ ব্যবহার করা সম্ভব।

বর্তমান বাজারে বহু ধরনের রেডিমেইড বিজনেস অ্যানালিসিস টুল পাওয়া যায়। তবে কাজের ধরন এবং উদ্দেশ্য বিচারে সেই টুলগুলোকে মোটাদাগে নিম্নোক্ত ভাগে ভাগ করে যেতে পারে।

১। Business Needs Assessment Tools

যেকোনো ধরণের বিজনেস অ্যানালিসিস প্রজেক্টে প্রথমেই বিজনেসের চাহিদাগুলো আইডেন্টিফাই করতে হয়। আর এই কাজে সবচেয়ে বেশি সাহায্য করে বিজনেস নিডস অ্যাসেসমেন্ট টুলস। এই টুলগুলো দিয়ে সাধারণত ডকুমেন্ট অ্যানালিসিস, SWOT, PESTLE এবং RACI অ্যানালিসিস, Cost-Benefit অ্যানালিসিস ইত্যাদি কাজ করা হয়। Qualtrics, SPSS এবং Tableau - এই টুলগুলো বিজনেস নিডস অ্যাসেসমেন্টে বেশ কার্যকর। এছাড়াও ফোকাস গ্রুপ বা ব্যক্তিগত ইন্টারভিউয়ের মাধ্যমে প্রয়োজনীয় ডেটা কালেক্ট করা সম্ভব।

২। Analysis Tools For Business Modeling

যেকোনো বিজনেস নিড ফুলফিল করার জন্য স্টেকহোল্ডার বা ইউজারদের থেকে ডেটা কালেক্ট করে তাকে একটি কার্যকর মডেলে রুপান্তর করতে পারলে কাজটি অনেক সহজ হয়ে ওঠে। এর মাধ্যমে বিজনেস অ্যানালিস্টরা স্টোরি ক্রিয়েট করতে পারেন, ইউস কেইস ডিফাইন করতে পারেন এবং এন্টিটি রিলেশনশিপ ডায়াগ্রাম তৈরি করতে পারেন। বিভিন্ন এভারগ্রীন টুলস যেমন SWOT, PESTLE, RACI অ্যানালিসিস এবং লেটেস্ট টুল যেমন - Tableau, Power BI দিয়ে এই কাজটি করা সম্ভব।

৩। Collaboration Tools

আগেই বলেছি যে বিজনেস অ্যানালিস্টদের প্রতিষ্ঠানের আইটি বিভাগ এবং অন্যান্য বিভাগগুলোর মাঝে সেতু হিসেবে কাজ করতে হয়, তাই তাদের প্রচুর সংখ্যক মানুষের সাথে কোলাবোরেট করার প্রয়োজন পরে। আর এখানে কোলাবোরেশন টুলগুলো কাজে আসে। Jira এবং Trello হচ্ছে দুটি কোলাবোরেশন টুলের উদাহরণ।

৪। Data Visualization Tools

এই ধরণের টুল দিয়ে সাধারনত বিভিন্ন ডেটাসেটকে গ্রাফ, চার্ট, ড্যাশবোর্ড ইত্যাদির মাধ্যমে উপস্থাপন করা যায়। ভিজুয়ালাইজেশনের মাধ্যমে যেকোনো ডেটা থেকে প্রাপ্ত তথ্য ইফেক্টিভ্লি স্টেকহোল্ডারদের সাথে শেয়ার করা যায়। বর্তমান সময়ের সবচেয়ে জনপ্রিয় দুটি ভিজুয়ালাইজেশন টুল হচ্ছে Tableau এবং Power BI।

১। Jira এবং Confluence

ইফেক্টিভ প্রজেক্ট কোলাবোরেশন এবং রিকোয়ারমেন্ট শেয়ার করার জন্য যেকোনো বিজনেস অ্যানালিস্টকে এই দুটি টুল সম্পর্কে প্রাথমিক ধারণা রাখতেই হবে। এই টুল দুটির সাহায্য যেকোনো ধরণের ডকুমেন্ট বা ফাইল টিম মেম্বারদের সাথে শেয়ার করা যায় এবং প্রজেক্টের প্রগ্রেস ট্র্যাক করা যায়। সবধরণের ডকুমেন্ট অটোমেটিকালি ক্লাউডে সেইভড থাকে।

২। Trello

এটিও একটি প্রজেক্ট কোলাবোরেশন টুল। তবে আগের দুটির থেকে এটির স্টাইলে কিছুটা পার্থক্য রয়েছে। এটির ইউজার ইন্টারফেইস মূলত কানবান স্টাইলে তৈরি করা। তাই আপনি যদি গতানুগতিক কোলাবোরেশন টুলে বিরক্ত হয়ে ভিন্ন কিছু ট্রাই করতে চান, তাহলে Trello আপনার জন্য ভালো একটি অপশন হতে পারে।

৩। Balsamiq

ওয়্যারফ্রেইম ডিজাইন করার জন্য সবচেয়ে ভালো টুল হচ্ছে বালসামিক। নতুন বিজনেস আইডিয়া জেনারেশন, প্রোডাক্ট ডিজাইন এবং ব্রেইনস্টর্মিং-এর জন্য এই টুলটি সবচেয়ে বেশি ব্যবহার করা হয়।

৪। Pencil

এটি একটি ক্লাউড-বেইজড এবং ওপেন সোর্স টুল। মকাপ ডিজাইন এবং প্রোটোটাইপ তৈরির ক্ষেত্রে এটি বেশি ব্যবহার করা হয়। ফাইনাল প্রোডাক্ট কেমন হবে তা ইউজারদের সাথে বেশ ইফেক্টিভ্লি শেয়ার করা যায় এই টুলের মাধ্যমে।

৫। Microsoft Visio

প্রোজেক্ট ম্যানেজমেন্ট এবং মডেলিং-এর জন্য এটি একটি সেরা টুল। এটি দিয়ে প্রজেক্ট ফ্লোচার্ট, ডায়াগ্রাম, শিডিউলিং ইত্যাদি কাজ করা যায়।

৬। Wrike

এটি হচ্ছে বিজনেস অ্যানালিস্টদের জন্য জনপ্রিয় একটি ওয়ার্ক ম্যানেজমেন্ট অ্যাপ। এর বেশ কিছু কার্যকর ফিচার রয়েছে যেমন - ফাইল এডিটিং, শিডিউল ডায়াগ্রামিং, বাজেট ম্যানেজমেন্ট ইত্যাদি।

৭। Microsoft Office

মাইক্রোসফট অফিসের সবগুলো অ্যাপ্লিকেশন বেশ দীর্ঘসময় ধরে বিজনেস অ্যানালিসিসের কাজ ব্যবহৃত হয়ে আসছে। এক্সেল দিয়ে যেমন ডেটা কালেকশন এবং ম্যানিপুলেশন করা যায়, আবার পাওয়ারপয়েন্ট দিয়ে তৈরি করা ইফেক্টিভ প্রেজেন্টেশন, ওয়ার্ড দিয়ে যেকোনো ডকুমেন্টিং-এর কাজ করা যায়।

৮। Bizagi Modeler

বিজনেস প্রসেস মডেলিং-এর ক্ষেত্রে বিযাজি মডেলার ব্যবহার করা হয়। এটি বেশ পাওয়ারফুল ক্লাউড-বেইজড একটি প্লাটফর্ম যেখানে অনেকগুলো টিমের সাথে কোলাবোরেশন করা সম্ভব।

৯। Rational Requisite Pro

একটি টুল দিয়ে অনেকগুলো কাজ করতে চাইলে আইবিএম-এর র‍্যাশনাল রিকুইজিট প্রো একটি ভালো অপশন হতে পারে। যেকোনো বড় প্রজেক্ট হ্যান্ডেল করার জন্য মোটামুটি সকল ধরণের প্রয়োজনীয় ফিচার এতে রয়েছে।

যেকোনো টুল সিলেক্ট করার আগে তা আপনার প্রতিষ্ঠানের চাহিদা পূরণ করতে পারবে কি না এবং অন্যান্য টুলের সাথে ভালোভাবে কোলাবোরেট করতে পারবে কি না তা ভালোভাবে যাচাই করে নিতে হবে। বর্তমান সময়ের জনপ্রিয় টুলগুলোর মাঝে সবগুলোই বেশ ইফেক্টিভ। তবে প্রতিষ্ঠানের সিস্টেম এবং কালচারের সাথে ইন্টিগ্রেট করা যায় এমন টুল সিলেক্ট করলে কাজের মান বেশ কয়েকগুণ বৃদ্ধি করা সম্ভব।